Gmailを複数条件で検索! 過去に来たメールを効率的に探す

Googleサービスのお勉強
  • 過去に来たメールを後からまた読みたい。
  • 写真が添付されていたメールからダウンロードしたい。
  • メールを整理してストレージを空けたい。
  • 条件に合うメールにフィルターをかけたい。

こんなときGmailの検索ボックスにキーワードを入れるAND検索だけでは不十分。

「検索オプション」や「検索演算子」を使うと、添付ァイルの大きさや期間などでもメールを探せることが分かりました。

それぞれの特徴
検索演算子
  • スマホでも使える
  • オートコンプリート機能が働くので次回からも勝手に入力されている
検索オプション
  • フォームでチェックをするだけで検索が簡単
  • 検索の条件でフィルターがかけられる
  • オートコンプリート機能が働くので次回からも勝手に入力されている

Gmailの検索オプションはどこにあるの?

複数の条件で細かくメールを絞り込むことが出来ます。

「Gmailの検索オプション」は「検索ボックス内にある下向き矢印▼」をクリックすると表示されます。「フォーム」に「数値」「期間」などの「各種条件」を入力して使います。

Gmailの検索オプション

Gmailの検索オプション

検索オプションを使ってメールを検索してみた

「添付ファイルあり」にチェックを入れて検索してみた 例1

添付ファイルの種別に探すことが出来る

「添付ファイルあり」にチェックを入れたらファイルの種類アイコンが上に出てくる。

「写真」「スプレッドシート」「pdf」などファイルを種別に探すことが出来る。

Gmailを添付ファイルのファイルの種類を絞って検索

添付ファイルの大きさ別に探すことが出来る

今度はファイルの種類は関係なく2MBよりも大きいファイルが添付されているメールを検索。

Gmailの検索オプションに数値を入れてみる

「検索窓」を見てみると実はしっかり検索演算子が出ています。

オプションで検索したメールの検索ボックス

期間を指定して検索してみた 例2

  1. 日付を指定を入力
  2. 検索する前後期間を入力
  3. 検索

という手順で検索します。

今回6ヶ月と入力したので1年分のメールが検索されることになるかと思います。

検索ボックスを見て確認すると「in:inbox after:2017/7/1 before:2018/7/2」と「検索演算子」が入っていて、ちゃんと1年分検索されているのが分かります。

検索オプションではフィルターを付けてメールを振り分けることが出来る

検索オプションに条件を入力してメールを検索するわけですが「検索」の横を見てみると「フィルターを作成」とあるのが見えます。

「フィルター」を作成すると「 条件を絞って割り出したメールをどうする」まで出来るようになる。

「ラベル」を付けたり「削除」に持っていくなどしてメールを振り分けることが出来る。

検索演算子を使ってメールを検索 

検索演算子とは

Gmailは目的のメールを適確に探せる強力な検索機能が魅力。通常の検索と同様に、Gmailも検索演算子に対応しており、これを活用することで、より効率的に目的のメールを探し出せる。

例えば、特定の形式のファイル(PDFなど)が添付されたメールを割り出したい場合は、「filename:pdf」と入力して検索。これで、PDF形式のファイルを含め、PDFという名のついたファイルを纏めて検索できる。

Googleサービスがぜんぶわかる本 洋泉社 参照

めんき
めんき

検索窓に「is:unread larger:3M」「from:Wordpress -{研究}」とか入れて検索するよ。

1度入力するとオートコンプリート機能が働くのでそれほど面倒ではない件

「検索演算子」は手入力すると「-」は半角で、「-」の前は「半角スペース」空けて・・・と結構大変。

しかしGmailヘルプ…..Gmailで使える検索演算子を見てもほんの1ページ分で、その中には「検索オプション」と被ってるものも多くあり全部覚えてもそれほど多くはないようにも見える。

「Googleサービスの本」のほうで紹介されている「検索演算子」を見ると受信トレイにあるものと被っているものも意外と多い。

「マニアックだけどよく使うものだけを覚えておくようにする」こう考えると意外と面倒ではないのかも知れません。

Google ドライブへのリンク、Google ドライブに保存された Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドへのリンク、または Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドの添付ファイルが含まれるメールを検索します

Gmailヘルプ…..Gmailで使える検索演算子

。。。。と思ったら「検索演算子」は1度入力するとオートコンプリート機能が働くので頭のほうの文字を一部入力するだけで次回からも出てくるようになることが分かりました。

スマホでのメール検索窓

パソコンでのメール検索窓

スマホでも入力出来る 

便利な「検索オプション」ですがスマホでは使えない模様。

しかしこういう時にこそ「検索演算子」が大活躍です。3MB以上のファイルが添付されたメールなんかも検索することが出来ました。

一見面倒そうな「検索演算子」でしたが実は便利だったことが判明。

まとめ

過去に来たメールを探すには複数条件で検索するわけですがAND検索だけでなく「検索演算子」や「検索オプション」を使うと効率的に探すことが出来るのが分かりました。

「検索演算子」と「検索オプション」の便利さがそれぞれ違うことも分かりました。

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参考

Gmailヘルプ Gmailで使用できる検索演算子

Gmail ヘルプ Gmail での検索

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